Todo el mundo sabe que las reuniones tradicionales, si bien son necesarias y útiles hasta cierto punto para tomar decisiones, tienden a ser una pérdida de tiempo. De hecho, en algunas empresas, ocupan la mayor parte del día. Luego están las presentaciones de diapositivas que inducen a la siesta. Se han escrito libros enteros sobre los defectos de tales reuniones, así que no los voy a explicar aquí.
Dicho esto, hay algunas alternativas a las reuniones tradicionales que tienden a ser más cortas y menos embrutecedoras. Algunas han surgido debido a la nueva tecnología; otras no necesitan ninguna tecnología. Con el surgimiento del coronavirus, puede que sea el momento de empezar a explorar varias de estas otras opciones.
Aquí van algunas:
1. Reuniones «andantes»
Al multimillonario Richard Branson le gustan éstas. En pocas palabras, un encuentro a pie tiene lugar mientras caminas con alguien hacia su próximo destino. Son pequeñas, íntimas y breves, por lo que quienes participan deben exponer sus puntos rápidamente. Además, son un buen ejercicio, que se necesita de todos modos, y pueden sustituir a las pausas breves en algunos casos.
2. Reuniones de pie
En lugar de sentarse alrededor de una mesa, levántate y haz lo mismo de pie. Como es de esperar, las reuniones de pie tienden a ser significativamente más cortas que las reuniones sentadas. Las personas no pueden sentirse muy cómodas estando de pie durante largos períodos, por lo que tienden a mantener sus discusiones más cortas, permitiendo así un uso más productivo del tiempo.
3. Reuniones de Skype
Las web conferences se convierten en reuniones tradicionales, Skype (el normal) te ayuda a evitarlo limitándote a un número relativamente pequeño de participantes. Cuantos menos participantes, menos puntos de conexión y más corta la reunión.
4. Mensajería instantánea
Las aplicaciones de mensajería instantánea son muchas y variadas, pero todo lo que necesitas es una versión reducida que te permita enviar tus mensajes a un grupo pequeño y recibir los suyos. Los mensajes instantáneos son una excelente manera de manejar los problemas menores. En lugar de molestarte reservando una sala de conferencias, puedes quedarte en tu escritorio y ahorrar tiempo (incluso si el tiempo de viaje es de solo unos minutos). Además, los mensajes instantáneos no requieren necesariamente mucho tiempo de reflexión o de respuesta. También puedes ocuparte de tareas pequeñas mientras esperas respuestas.
5. Retransmisiones en vivo
Vimeo, Streamspot, Youtube… te permiten tener a unas cuantas personas en el lugar «en vivo» y retransmitirlo a salas de conferencias alrededor del mundo.
6. Apps de lluvia de ideas
La mayoría de la gente parece tener más ideas cuando está sola, en lugar de en grupo. Utiliza una app de colaboración que permite poner las ideas en un tablero. Cualquier idea que se duplique puede ser rápidamente eliminada, y si algo parece particularmente útil, deja notas a las y los participantes para que las amplíen. Trello y Asana son aplicaciones populares para este propósito.
Artículo completo:
Laura Stack, 23/03/2020
Avoiding the Classic Productivity Drain: Six alternates to traditional Meetings
