El Método GTD «Get Things Done»

«Organízate con eficiencia» o «Get Things Done» es un bestseller de David Allen que se basa en un método con 5 pasos. Si los sigues siempre por este orden, conseguirás no tener que pensar demasiado en qué tienes que hacer y liberar tu mente para que se concentre al 100% en lo que tengas entre manos en ese momento.

#1. CAPTURAR:

Captura todos los asuntos que necesitan algún tipo de solución. Necesitas un sistema para capturarlos y que estén fuera de tu cabeza. Incluye emails, ideas, llamadas…cualquier cosa. Hay que agruparlas en una «bandeja de entrada» por separado. Es el primer paso y se trata solamente de recogerlos, no hay que hacer nada más. En mi caso personal, he utilizado JIRA con éxito durante muchos años para este paso, pero sirve cualquier herramienta similar. Actualmente uso Wrike. Ambas son de pago, pero la versión gratuita de Trello, por ejemplo, es ideal.

Un tip: intenta tener una sola herramienta o sistema para esto. Es la forma más efectiva para que funcione.

#2. CLARIFICAR:

Por cada asunto, pregúntate 3 cosas:

  • ¿Qué es?
  • ¿Requiere alguna acción concreta?
  • ¿Cuál es la siguiente acción?

A partir de ahí sigue este gráfico:

Gráfico Get Things Done
Fuente: LeaderSummaries.

#3. ORGANIZAR:

Es la consecuencia del paso anterior y nos deja con 8 categorías.

  1. Basura: Se cierra, o se borra y listo.
  2. Tal vez: Se archiva y se revisa cada X meses.
  3. Referencias: Se archiva y se revisa cada X semanas.
  4. Hazlo ahora: Todo lo que te cueste menos de 2 minutos. Es la regla de los 2 minutos (el límite de eficacia). Te trae beneficio psicológico inmediato.
  5. Delegar: Puede hacerlo otra persona, o alguien tiene que hacer algo en la siguiente acción. Atención al seguimiento.
  6. Próximas acciones: Tu lista de cosas por hacer. Divídelas en dos tipos: Las que tienen que estar hechas un día concreto (y las añades al calendario) y las que no (solo deben hacerse lo antes posible).
  7. Lista de Proyectos: Cualquier cosa que exija más de un paso para finalizarla.
  8. Check lists: Cosas repetitivas pero no lo suficiente para tenerlas automatizadas en tu cabeza. Por ejemplo: Todo lo que hay que revisar antes de hacer un viaje. O los pasos para hacer la facturación una vez al mes.

4. REFLEXIONAR:

Revisa este sistema una vez a la semana y actualízalo. Tendrás siempre una visión completa de todo lo que tienes entre manos y de cómo vas avanzando.

5. ACTUAR:

Mete mano a tus tareas. Hazlo en base a 4 criterios: Contexto (lo que puedes hacer según dónde estés por ejemplo), tiempo disponible, la energía disponible y la prioridad del asunto (te puedes basar en tu intuición).

Si quieres profundizar más en este método:

«Organízate con Eficacia» en español.

«Get Things Done» en su versión original.

Marian Horta

Elaborado por

Marian Horta

Ecommerce Manager & Experta en Mixología Digital

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