Mi Resumen de «Organízate con Eficacia», David Allen

organizate con eficacia
Fuente: Amazon.

«Organízate con eficiencia» o «Getting Things Done» es un bestseller de David Allen que se basa en un método con 5 pasos. Según el propio autor, si los sigues con tesón, conseguirás no tener que pensar demasiado en qué tienes que hacer y liberar tu mente para que se concentre al 100% en lo que tengas entre manos en ese momento. En mi resumen te cuento lo que más me ha calado de este superventas. Se trata solo de una reseña con mi opinión subjetiva y personal. Intento siempre darle un enfoque «marketero».

Sobre David Allen

David Allen es un coach de productividad en toda regla. De hecho, ha conseguido lo que muy pocas personas: que su mayor éxito «Organízate con eficacia», sobrepase las fronteras de un libro bueno sobre gestión del tiempo. Y es que ha conseguido crear, reconocido de forma internacional, el método GTD. Este método, sin duda, no solo no pasa de moda, sino que, cada año, parece ser más actual. Y sin más dilación, aquí van las cinco fases que lo conforman:

1. Recopilar

Se trata de recoger todo lo que tienes que hacer por escrito, no hay que hacer nada más. No solo las tareas de trabajo, que por supuesto, cualquier cosa. En mi caso personal, he utilizado JIRA con éxito durante muchos años para este paso, pero sirve cualquier herramienta similar. Actualmente uso Wrike. Ambas son de pago, pero la versión gratuita de Trello, por ejemplo, es ideal.

Un apunte extra: intenta tener una sola herramienta o sistema para esto. Es la forma más efectiva para que funcione.

2. Procesar

Por cada tarea que hayas apuntado, escribe qué es, si hay que hacer algo con ella, y si es así, que es lo que habría que hacer.

A partir de ahí, sigue este gráfico:

esquema organizate con eficacia
Fuente: Wikipedia

3. Organizar

Ahora es el momento de organizarnos y nos deja con 8 categorías, que vemos en el gráfico de arriba. Si te lees el libro una vez, ya solo tendrás que echar un ojo a este gráfico hasta que consigas crear un hábito siguiendo el método GTD, y no se te escapará una, ni en tu vida personal, ni en el trabajo.

  1. Basura: Se cierra, o se borra y listo.
  2. Tal vez: Se archiva y se revisa cada ciertos meses.
  3. Referencias: Se archiva y se revisa cada ciertas semanas.
  4. Hazlo ahora: Todo lo que te cueste menos de 2 minutos. Es la regla de los 2 minutos (el límite de eficacia). Te trae beneficio psicológico inmediato.
  5. Delegar: Puede hacerlo otra persona, o alguien tiene que hacer algo en la siguiente acción. Atención al seguimiento.
  6. Próximas acciones: Tu lista de cosas por hacer. Divídelas en dos tipos: Las que tienen que estar hechas un día concreto (y las añades al calendario) y las que no (solo deben hacerse lo antes posible).
  7. Lista de Proyectos: Cualquier cosa que exija más de un paso para finalizarla.
  8. Check lists: Cosas repetitivas pero no lo suficiente para tenerlas automatizadas en tu cabeza. Por ejemplo: Todo lo que hay que revisar antes de hacer un viaje. O los pasos para hacer la facturación una vez al mes.

4. Revisar

Revisa el grosso de tus tareas una vez a la semana y actualízalo. Tendrás siempre una visión completa de todo lo que tienes entre manos y de cómo vas avanzando.

5. Hacer

Mete mano a tus tareas. El autor lo desgrana en base a 4 criterios: Contexto (lo que puedes hacer según dónde estés, por ejemplo), tiempo disponible, la energía disponible y la prioridad del asunto (te puedes basar en tu intuición).

He condensado, según he podido, lo que cuenta el autor a lo largo del todo el libro, pero para entender bien el método y como ponerlo en práctica, hay que dedicarle unas horitas a leerlo en profundidad. ¡No te arrepentirás!

¿ Por qué debes leer «Organízate con eficacia»?

Este libro sobre productividad puede ser transformador para tu trabajo y para tu vida en todos los niveles. Hay personas que no lo necesitan porque tienen una capacidad organizaitva innata, no sé si es algo genético, pero sí las hay. Se organizan bien sin pensarlo.

Sin embargo, para la inmensa mayoría de la humanidad, aprender este método puede ser ideal para elevar tu gestión del tiempo y tu eficacia. Multiplicarás las tareas que realizas, pero, sobre todo, acabarás lo que verdaderamente es importante y no malgastarás tu tiempo.

Si, además, te dedicas al marketing, ya sabrás la cantidad de tareas diversas que realizamos en nuestro día a día. Si la organización con la que trabajas no te marca un modelo muy concreto, puedes caer en un caos con bastante facilidad. Aplica este método para todas tus responsabilidades y, en cuestión de mes, o mes y medio, verás como ese cuello de botella desaparece y vivirás con menos estrés y más feliz.

Así que ya no tienes excusa, es momento de leer «Organízate con Eficacia» en español, o «Get Things Done» en su versión original.

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Marian Horta de Rebujito Marketing

Elaborado por

Marian Horta

Growth Director & Experta en Mixología Digital